Автор статті — викладач Корпоративного Університету Нової Пошти Синельник Сергій.
Переговори в сучасному бізнесі є невід'ємною частиною будь-якої успішної угоди чи співпраці. Вони вимагають від учасників не лише вміння знаходити компроміси, але й глибокого розуміння процесу, складовою якого є етап підготування. Переоцінити його важливість складно, адже фактично ефективність проведення будь-яких переговорів напряму залежить від того, наскільки якісно ви підготувалися.
Правильне підготування до переговорів може вирішити долю угоди, і це без перебільшень. Воно передбачає не лише знання власних потреб і можливостей, а й ретельне вивчення партнерів, їхніх інтересів і стратегій. Ось сім простих кроків, які допоможуть вам стати кращими й спростити роботу на етапі підготування.
Крок 1. Будуйте стосунки з опонентом
Поширені помилки: сприймати опонента як суперника; узагальнювати його інтереси й мотиви; не відділяти людину від компанії, яку вона представляє; нехтувати комунікацією.
Налагодити стосунки зі своїми колегами дуже важливо. Якщо можливо, познайомтеся з ними й налагодьте стосунки до початку, що допоможе зміцнити довіру під час переговорів. Будьте відкритими до їхніх думок й активно слухайте. Це може сприяти продуктивному розв’язанню проблем і дати розуміння їхніх мотивів і пріоритетів, дозволяючи вам персоналізувати підхід.
Крок 2. Установлюйте чіткі цілі
Поширені помилки: переговори заради переговорів (без цілі); укладання невигідних угод (неможливо оцінити успішність угоди без попередньої цілі); установлення занадто амбітних чи абстрактних цілей.
Установлення чітких цілей є однією з найважливіших тактичних елементів переговорів. Водночас важливо розуміти, що на тривалі переговори у вас може бути як одна загальна ціль, так і більш дрібні конкретні на кожен з етапів. Розуміння ваших цінностей, кордонів і того, що не підлягає обговоренню, так само важливо, як і мати конкретні відчутні цілі на початку переговорів.
«Ви повинні чітко визначити свої цінності, перш ніж вести переговори, — каже професор Гарвардської бізнес-школи Майкл Вілер. — Це важливі рішення. Ухвалюючи їх на льоту, ви можете пізніше пошкодувати».
Майте на увазі, що ваш партнер може мати інші цінності. Визнайте й передбачте цей сценарій, дотримуючись своїх принципів.
Крок 3. Знайте свій план «Б»
Поширені помилки: передавання ініціативи на бік опонента; ухвалення поспішних рішень; можливість піддатися маніпуляціям.
Перш ніж сісти за стіл переговорів, потрібно знати їхні умови. Звісно, в ідеалі ви хочете знайти спільну мову зі своїм колегою, але часто бувають випадки, коли цього досягти або важко, або просто неможливо.
«Це може здатися дивним, але перше, що потрібно розглянути під час підготування, — це те, що ви будете робити, якщо не зможете досягти згоди», — вважає Майкл Вілер.
Сумна правда полягає в тому, що партнер може не погодитися на ваші умови. Якщо ви не можете вирішити своїх розбіжностей, подумайте про найкращу альтернативу досягнутій угоді, про курс, на який ви перемкнетеся, якщо справи підуть не за вашим сценарієм.
Крок 4. Розробіть стратегію
Поширені помилки: концентрація лише на власних умовах; нехтування інтересами опонента.
Розроблення ефективної стратегії переговорів має вирішальне значення для вашого підготування, адже слугує орієнтиром, із яким ви звіряєтеся на кожному етапі. Ураховуйте різні чинники, зокрема бажаний результат (ціль), пріоритети й інтереси, оцінку цілей і завдань іншої сторони, а також будь-які важелі чи альтернативи, які у вас є.
Добре розроблена стратегія переговорів може допомогти вам залишатися зосередженими й упевненими, ухвалювати тактичні рішення за столом переговорів. Продумуючи потенційні сценарії й передбачаючи реакцію та контрпропозиції іншої сторони, ви будете більш підготовленими до відповіді в спосіб, який буде відповідати вашим інтересам.
«Поставте себе на місце свого партнера, — радить Майкл Вілер. — Подумайте, які умови найбільше можуть зацікавити вашого опонента, через що він взагалі веде з вами розмову».
Крок 5. Будьте готові до імпровізації
Найпоширеніші помилки: утрата моменту для максимізації результату (проґавили момент, ідучи за завчасно підготовленим сценарієм); порушення комунікації з опонентом; розкриття власної позиції шляхом некоректної реакції на дії опонента.
Реальність переговорів полягає в тому, що вони непередбачувані. Звісно, етап підготування максимально зменшує ймовірність непередбачених обставин, але на сто відсотків застрахуватися від них просто неможливо. Бути підготовленим — це основа, але ви також повинні бути гнучкими й адаптованими.
Чи можна якось підготуватися до подібного? Імпровізація — це м’яка навичка людини, тому зайвим не буде практикувати її перед вступом у важливих переговорах: із дружиною / чоловіком, колегами, друзями. Пам’ятайте: що ретельніше ви підготуєтеся, то краще сприйматимете відповіді іншої сторони, а опонент може і буде аналізувати вашу реакцію задля реалізації його стратегії. Подумайте про найкращі й найгірші результати завчасно та про те, як ви на них відреагуєте. Знайте, що будете робити, якщо партнер не захоче прислухатися до ваших думок, неправильно зрозуміє ваші наміри або на всі запитання у нього буде прибережена стандартна відповідь.
Крок 6. Розвивайте свої навички ведення переговорів
Найпоширеніші помилки: дискомунікація з опонентом; намагання вирішити його проблеми, які такими не є; завчасне завершення переговорів; завершення переговорів без домовленостей.
Арсенал ваших переговорних навичок — це те, без чого навіть найкраще підготування не допоможе, адже переговорний процес зведе все нанівець. Майте у своєму наборі різноманітні навички ведення переговорів і вживайте заходів для їх розвитку, особливу увагу приділяючи конкретно практиці застосування.
«Удосконалення ваших навичок ведення переговорів приносить величезну винагороду», — переконаний Вілер. — Це дозволяє досягати угод, які інакше могли б вислизнути крізь пальці».
Зосередьтеся на вдосконаленні таких навичок, як емоційний інтелект, який може допомогти вам ефективно співпереживати іншим, спілкуватися й керувати конфліктами під час переговорів і ділових починань. Розвиньте навичку активного слухання й мистецтво ставлення запитань — разом ці навички віддають комунікативну ініціативу вашому опоненту, тоді як ви берете роль людини, яка керує процесом.
Крок 7. Знайте, чого не робити
Є кілька помилок, яких слід уникати під час процесу переговорів, вони можуть зашкодити вашій репутації в очах вашого партнера або навіть призвести до того, що він категорично відхилить вашу пропозицію.
Перелік речей, які точно будуть помилкою під час переговорів:
Забути потиснути руку. Дуже важливо почати розмову з правильної ноти. Щось таке просте, як те, що ви забули потиснути руку своєму колезі, може зменшити ваші шанси на успіх.
Дозволити стресу й хвилюванню вплинути на вашу поведінку. Замість того, щоб ваша тривога негативно вплинула на розмову, використовуйте емоції на свою користь.
Не реагувати на ситуацію глобально. Слухайте, що каже інша сторона. Ви можете досягти взаємовигідної домовленості, про яку раніше навіть не замислювалися.
Вести переговори проти себе. Не починайте з найнижчої пропозиції, яку ви готові прийняти, сподіваючись, що це збільшить ваші шанси на успіх. Будьте впевнені й наполегливі, домовляйтеся про те, чого хочете.
Бути агресивним. Хоча впевненість важлива, грубість може призвести до невдалих переговорів. Будьте ввічливими й не бійтеся зробити паузу, перш ніж говорити.
Негайно піддаватися на ультиматум. Непорозуміння можуть призвести до жорсткої позиції. Якщо вам висувають ультиматум, не йдіть відразу з переговорів. Продовження розмови може допомогти вашому співрозмовнику отримати ясність.
Абсолютно у будь-яких переговорах етап підготування має вирішальне значення щодо впливу на фінальний результат. Підходити до цього етапу можна по-різному: усе залежить від специфіки предмету переговорів, учасників процесу чи навіть обставин, у яких буде відбуватися комунікація. Ви можете використовувати як маркетинговий інструмент SWOT-аналіз, так і запропоновані Гарвардською школою переговорів інструменти BATNA (найкращу альтернативу, або план «Б»), WATNA (найгіршу альтернативу), ZOPA (зону потенційної домовленості). Це навіть можуть бути такі популярні в менеджменті інструменти як SMART-цілі й чекліст. Цих інструментів багато, але завдання в усіх них одне — якомога якісніше підготувати вас до переговорів.
Стаття написана на основі матеріалу Harvard Business Review.